Transparenzregister: Registrierung bis zum 30. September 2019

28. März 2019
David CHANTRAINE

Das neue Transparenzregister (in Belgien auch UBO-Register genannt) wurde durch das Gesetz vom 18.9.2017 zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und zur Begrenzung der Verwendung von Bargeld in Belgien eingeführt.

Die konkrete Wirkungsweise dieses Registers wird innerhalb des Königlichen Erlasses vom 30.7.2018 geregelt, welcher am 31.10.2018 in Kraft getreten ist.

Ursprünglich sollten die Angaben zu wirtschaftlich Begünstigten bis zum 30.11.2018 gemeldet werden. Diese Frist ist allerdings mehrfach verlängert und läuft nunmehr bis zum 30.9.2019.

Nach diesen Regelungen sind Gesellschaften, VoG/IVoG und Stiftungen verpflichtet, angemessene, präzise und aktuelle Angaben bezüglich ihrer wirtschaftlichen Eigentümer sowie für die Geschäftsführer einzuholen und ans UBO-Register zu übermitteln.

I. Wer wird als wirtschaftlich Begünstigter angesehen?

Das Gesetz vom 18.9.2017 identifiziert verschiedene wirtschaftlich Begünstigte, je nachdem , um welche juristische Person es geht, mit der sie im Zusammenhang steht, d.h. Gesellschaften, VoG/IVoG und Stiftungen. Nachfolgend beschränken sich unsere Ausführungen auf Gesellschaften.

Wirtschaftliche Begünstigte im Sinne dieses Gesetzes sind im Falle von Gesellschaften:

  • natürliche Personen, die über ein direktes oder indirektes Halten eines ausreichenden Anteiles von Stimmrechten oder einer ausreichenden Beteiligung am Kapital dieser Gesellschaft verfügen; Eine Beteiligung von mindestens 25 % der Aktien oder des Gesellschaftskapitals einer natürlichen Person ist ein Indiz eines ausreichenden Anteiles von Stimmrechten oder einer ausreichenden direkten Beteiligung (bei einer indirekten Kontrolle ist der gewichtete Prozentsatz maßgeblich);
  • natürliche Personen, die diese Gesellschaft auf andere Weise kontrollieren (z.B. Aktionärsvereinbarung, Recht zur Ernennung von Mitgliedern des Verwaltungsrats, Vetorecht);  oder sofern keine der beiden ersten Kategorien identifiziert werden können;
  • natürliche Personen, die der Führungsebene angehören;

II. Welche Angaben müssen an das UBO-Register gemeldet werden?

Gemäß Art. 3 des Königlichen Erlasses müssen im Falle von Gesellschaften folgende Informationen bezüglich der wirtschaftlich Begünstigten an das Register mitteilen:

  • Vor- und Nachname;
  • Geburtsdatum;
  • Nationalität;
  • Wohnsitzland sowie komplette Wohnsitzadresse;
  • Datum, ab wann diese Person wirtschaftlich Begünstigter der Informationsgeberin geworden ist;
  • Personalausweisnummer;
  • Angabe der Kategorie des wirtschaftlich Begünstigten, abhängig von der juristischen Person, mit der sie im Zusammenhang stehen:
    o Im Falle von Gesellschaften:
    - Natürliche Personen, die über ein direktes oder indirektes Halten eines ausreichenden Anteiles von Stimmrechten oder einer ausreichenden Beteiligung am Kapital dieser Gesellschaft verfügen;
    - Natürliche Personen, die diese Gesellschaft auf andere Weise kontrollieren (in diesem Fall zusätzlich Mitteilung, ob die Kontrolle alleine oder zusammen mit anderen Personen ausgeübt wird);
    - Natürliche Personen, die der Führungsebene angehören;
  • Angabe, ob es sich um einen direkt oder indirekt wirtschaftlich Begünstigten handelt;
  • Falls es sich um einen indirekt wirtschaftlich Begünstigten handelt, Mitteilung der Anzahl von Zwischenpersonen und deren Angaben;
  • Im Falle eines direkt wirtschaftlich Begünstigten und sofern sich die Kontrolle aus dem Eigentum von Anteilen oder aus Stimmrechten ergibt, Angabe der Anzahl der Anteile / Stimmrechte, die die betreffende Person in der Informationsgeberin hat;
  • Im Falle eines direkt wirtschaftlich Begünstigten und sofern sich die Kontrolle aus dem indirekten Eigentum von Anteilen oder aus Stimmrechten ergibt, Angabe der Anzahl der gewichteten Anteile / Stimmrechte, die die betreffende Person in der Informationsgeberin hat

III. Zugang zum UBO-Register?

Zugang zum UBO-Register haben folgende Personen / Instanzen:

  • Behörden, die im Bereich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung tätig sind (zum Beispiel die Staatsanwaltschaft und das Finanzamt);
  • Finanzielle Einrichtungen, Rechtsanwälte und Notare, die im Rahmen ihrer Berufsaktivitäten mit einer Kundenüberprüfung betraut sind;
  • Bürger, die gegen Zahlung eines noch zu bestimmenden Kostenbeitrages Zugang zum Transparenzregister haben.

Die ersten beiden Personen bzw. Einrichtungen haben nach Genehmigung ihres Antrags durch die Finanzbehörde direkten Zugang zum Register. Sie können die Angaben eines wirtschaftlich Begünstigten in Form einer natürlichen Person auf Basis des Namens, Vornamens oder der Personalausweisnummer der betroffenen Person anfragen.

Die Steuerbehörde kann z.B. die Angaben des wirtschaftlich Begünstigten im Transparenzregister konsultieren, um die korrekte Erhebung der Steuer zu versichern.

Die übrige Öffentlichkeit kann das Transparenzregister nur auf Basis der Unternehmensnummer oder des Namens der Gesellschaft überprüfen.

IV. Sanktionen

Die Nichteinhaltung der Mitteilungspflichten innerhalb der angegebenen Fristen kann mit einer Geldbuße in Höhe von 250 € - 50.000 € sanktioniert werden.

V. Wie kann man sich in der Zwischenzeit vorbereiten?

Folgendes sollte in der Zwischenzeit vorbereitet werden:

  • Vergewisserung, dass die Gesellschaft über einen gesetzlichen Vertreter oder Bevollmächtigten verfügt, der im Besitz einer E-ID-Karte ist (eines elektronischen Personalausweises), um die betreffenden Informationen über die Online-Plattform MyMinFin im Namen der Gesellschaft einzugeben;
  • Identifizieren, welchen Kategorien die wirtschaftlichen Eigentümer angehören;
  • Verifizieren, ob die Gesellschaft über präzise und detaillierte Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern der Gesellschaft verfügt (z.B. Höhe Beteiligung, Anteil Stimmrechte);
  • Verifizieren, dass Dokumente vorliegen, mit denen die betreffenden Angaben nachgewiesen werden können;
  • Einführung eines Verfahrens zur Kontrolle innerhalb der Gesellschaft, um zu gewährleisten, dass jede Änderung der Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer innerhalb von einer Frist von einem Monat an das UBO-Register übermittelt wird.

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